La importancia de Excel en el ámbito contador

La importancia del funcionamiento de excel 

Excel es una herramienta fundamental para la gestión de datos en una gran variedad de campos, desde la contabilidad y la economía hasta la biología y la ingeniería. Aquí te explicamos algunas de las razones más importantes:

1. Manejo de datos: Excel es una herramienta muy eficaz para almacenar y procesar grandes cantidades de información. Permite trabajar con datos numéricos, fechas, horas, texto, entre otros.

2. Análisis de datos: Excel proporciona una gran cantidad de funciones y herramientas para realizar análisis y estadísticas avanzadas. Nos permite realizar gráficos, tablas dinámicas y otros recursos que nos son de mucha utilidad.

3. Control y gestión financiera: Excel permite realizar cálculos financieros simples o muy complejos, lo cual lo convierte en una herramienta esencial para la administración de empresas y la contabilidad.

4. Automatización de tareas: Excel permite automatizar tareas repetitivas y reducir el tiempo que se dedica a ellas. Esto nos permite ser más eficientes y nos ayuda a tomar decisiones informadas con mayor rapidez.

5. Versatilidad: Excel puede ser utilizado en una gran cantidad de campos y es útil para todo tipo de tareas, desde la elaboración de presupuestos hasta la planificación de proyectos y la gestión de inventarios.

Excel es un programa desarrollado y soportado por Microsoft y está catalogado como un software de hoja de cálculo. Este programa se distribuye tanto para la plataforma Windows como para la plataforma Mac OS.

UNA HOJA DE CÁLCULO

Por definición, las hojas de cálculo son aplicaciones de computadora que contienen múltiples celdas que se forman de una matriz de columnas y filas. Cada una de dichas celdas puede contener datos de tipo texto, numéricos, alfanuméricos y también fórmulas.

La primera aplicación de hoja de cálculo para una computadora fue Visicalc desarrollada en 1979 y la cual fue la hoja de cálculo líder en su tiempo. Posteriormente, en el año de 1983, apareció Lotus 1-2-3 y comenzó a ganar grandes cantidades de adeptos convirtiéndose en la aplicación líder por varios años.

Fue entonces cuando Microsoft, que había desarrollado Excel 1.0 para la Macintosh, hizo la migración del software hacia la plataforma Windows en el año de 1987 y se convirtió en la primera hoja de cálculo que se ejecutaba de manera nativa sobre Windows el cual estaba creciendo a pasos agigantados. Fue entonces que comenzó el crecimiento acelerado de Excel y para el año de 1988  ya era el líder indiscutible en ventas de aplicaciones de hojas de cálculo.

VENTAJAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy sencilla y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos numéricos.

Un beneficio al utilizar una hoja de cálculo es que se puede actualizar o corregir cualquiera de los datos numéricos y las operaciones se recalculan automáticamente sin necesidad de realizar alguna edición sobre las fórmulas. Esto ha sido siempre de grande beneficio para los departamentos de finanzas en las empresas, razón por la cual muchos creen que Excel es una aplicación para los departamentos de contabilidad sin embargo existen muchos beneficios de la herramienta que son útiles para cualquier tipo de industria.

FUNCIONES DE EXCEL

Aunque las hojas de cálculo iniciaron ayudando en las operaciones aritméticas más básicas poco a poco se fueron integrando más funciones a la herramienta que nos ayudaran a ejecutar cálculos sobre los datos.

Conforme Excel crecía la incorporación de nuevas funciones fue inevitable y fue tan grande que se hizo necesario asignar una categoría a cada función como fueron las funciones financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas entre otras. Con el paso del tiempo Excel fue incrementado el número de funciones hasta que hoy en día, en la versión de Excel 2010, existen más de 350 funciones a nuestra disposición.

Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea demandante, aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las funciones de Excel de manera cotidiana ya que de acuerdo al giro de la empresa donde laboran e incluso de acuerdo al tipo de posición o rol que se tenga dentro de la compañía será el grupo de funciones de Excel que utilizarán con mayor frecuencia.

GRÁFICOS DE EXCEL

Una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita en gran medida la creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y entenderlos fácilmente.

Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos alguno que nos ayude a representar adecuadamente la información. De esta manera podemos crear una gran cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a otras personas el significado de la información.

TABLAS DINÁMICAS DE EXCEL

Aunque una imagen nos ayuda a entender la información, una vez generada permanece estática. Es por eso que Excel facilita el análisis profundo y detallado de la información a través de las tablas dinámicas.

Una tabla dinámica no es más que un reporte extremadamente flexible que nos da la oportunidad de modificarlo en base a diferentes variables. Es como si pudieras hacer cualquier pregunta a Excel sobre los datos y obtuvieras la respuesta adecuada en pantalla.

PROGRAMACIÓN DE MACROS

Y por si fuera poco, Excel nos permite automatizar aquellas acciones que ejecutamos sobre nuestros datos cotidianamente ahorrándonos así mucho tiempo. Esto se logra a través de un lenguaje de programación conocido como VBA el cual nos permite manipular Excel y lograr ciertas cosas que no se podrían hacer con los comandos disponibles en la interfaz gráfica.

El código VBA interactúa con la hoja de cálculo y nos permite manipular los datos así como interactuar con los usuarios del programa.

USUARIOS DE EXCEL

Excel es la hoja de cálculo más utilizada en el mundo y de ello dan testimonio sus más de 500 millones de usuarios. Es muy probable, o prácticamente seguro, que tengas que utilizar Excel en algún momento de tu vida laboral y será de gran ayuda saber utilizar esta herramienta tan poderosa de manera que obtengas los mayores beneficios de ella.

Excel es la herramienta que nos facilita trabajar con datos y nos ayuda a tomar decisiones basadas en nuestra información lo cual resultará en mejores decisiones para nuestro negocio o empresa.  No esperes más, da el siguiente paso y conviértete en un experto de Microsoft Excel.